Mindig rájövök nyaralás alatt, a szálláson töltött idő során, milyen izgalmas mindig másik országban ébredni és ennyit utazni. Ennyit lenni másik helyen – el is gondolkodtam, mi lehetne ennek megfelelően a vállalkozásom kibővített tevékenységi köre, aminek köszönhetően elérhetném, hogy sokat lehessek úton.
Azonban rengeteg bürokratikus akadályba ütköztem. Ezekről és ezek feloldásáról mesélnék most kicsit… (Noha sok utazás esetén az állandó, időben történő szállásfoglalás kérdéséig még el sem jutottam)
A nemzetközi menetlevél például a fuvarozás egyik legfontosabb dokumentuma. Olyan hivatalos irat, amely rögzíti a jármű mozgását, az útvonalat, az indulás és érkezés adatait, a sofőrt, a fuvar célját és a szállított árut. Lényegében ez az „út naplója”, amely igazolja, hogy a jármű milyen tevékenységet végzett, mikor, hol és miért volt úton. A nemzetközi változata mindezt kiterjeszti az országhatárokon túlra: az ilyen menetlevelet nemcsak a magyar hatóságok, hanem más országok ellenőrző szervei is vizsgálhatják, ezért a kitöltésekor még nagyobb precizitásra van szükség. A legkisebb adminisztrációs hiba is problémát okozhat a vámnál, az adózásnál vagy akár a határon történő ellenőrzéskor.
A menetlevél célja nemcsak az, hogy megfeleljen a szabályoknak, hanem hogy átláthatóvá tegye a járműhasználatot. Egy vállalkozás szempontjából ez az egyik kulcsa annak, hogy elszámolható legyen az üzemanyag, a javítás vagy épp a gépjárműhasználat költsége. A nemzetközi menetlevél esetében mindez még bonyolultabb: a jármű több országon halad keresztül, különböző adózási és útdíjrendszerek között mozog, és minden útvonalnak, megállónak és határátlépésnek nyoma kell hogy maradjon. A sofőrök és a fuvarszervezők gyakran papíralapon vezetik ezeket az adatokat, ami időigényes, könnyen hibázható és nehezen ellenőrizhető folyamat.
Ezt a problémát oldja meg korszerűen a roadrecord.hu digitális menetlevél-rendszere. A RoadRecord egy magyar fejlesztésű, online útnyilvántartó és menetlevél-készítő program, amely képes teljesen automatizálni a menetlevél-vezetést, akár nemzetközi utak esetén is. Lényege, hogy a jármű mozgását a mobiltelefon segítségével rögzíti, így a rendszer pontosan tudja, honnan hova ment az autó, mennyi időt töltött úton, hol tankolt, és mikor állt meg. Ez a megoldás nemcsak egyszerűsíti az adminisztrációt, hanem kiváltja a papíralapú menetlevelet is, amelyet korábban kézzel kellett kitölteni minden egyes útszakasz után.
A RoadRecord egyik legnagyobb előnye, hogy automatikusan felismeri a külföldi utakat. Amikor a jármű átlépi az országhatárt, a rendszer rögzíti, hogy az út nemzetközi fuvarnak számít, és ennek megfelelő formában dokumentálja az adatokat. Így a felhasználónak nem kell külön figyelnie arra, mikor kezdődik a külföldi szakasz vagy mikor tér vissza Magyarországra. Az alkalmazás minden országban pontosan nyilvántartja a kilométereket, a megállókat és a tankolásokat is, így a későbbi adózási és költségelszámolási folyamat is egyszerűbbé válik. A RoadRecord tehát nemcsak egy digitális napló, hanem egy intelligens rendszer, amely a háttérben végzi el mindazt, amit korábban a sofőrnek vagy a fuvarszervezőnek kellett manuálisan kitöltenie.
A program egyik különlegessége, hogy megfelel a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) előírásainak. Ez azt jelenti, hogy az általa készített elektronikus menetlevél hivatalosan is elfogadott, és auditálható formában kerül mentésre. A RoadRecord minden adatot biztonságosan tárol, és ha szükséges, egy gombnyomással kinyomtatható a teljes menetlevél a hatóságok vagy a könyvelő számára. Mindez különösen fontos a nemzetközi fuvarozóknak, akiknek a magyar szabályok mellett az uniós előírásokat is figyelembe kell venniük. A rendszer logikusan és hibamentesen dokumentálja az utakat, így egy ellenőrzés során nem kell attól tartani, hogy egy hiányzó dátum vagy kilométeradat miatt bírságot kap a cég.
A RoadRecord nemcsak az adatgyűjtésben, hanem a tervezésben is segít. Az automatikusan rögzített utakból grafikonokat és statisztikákat készít, amelyek megmutatják, hol lehet optimalizálni a fuvarokat, csökkenteni a fölösleges kilométereket vagy épp növelni a hatékonyságot. Egy logisztikai vállalat számára ez komoly előnyt jelenthet: nemcsak adminisztrációs terhet spórol meg, hanem valós üzleti döntéseket is alapozhat a pontos adatokra. A nemzetközi fuvarozás során különösen fontos a hatékonyság és az idő, hiszen egyetlen késés is komoly költségekkel járhat. A RoadRecord rendszere ebben is támogatást nyújt, mert minden adat valós időben elérhető, átlátható és visszakövethető.
Összességében a nemzetközi menetlevél a fuvarozás jogi és gazdasági hátterének egyik alappillére, de a papíralapú forma ma már nem felel meg a modern logisztikai kihívásoknak. A roadrecord.hu rendszere forradalmasítja ezt a folyamatot: automatizálja a rögzítést, minimalizálja a hibalehetőséget, és digitálisan biztosítja mindazt, amire a nemzetközi fuvarozásban szükség van. Egy logisztikus hallgató számára ez nemcsak egy szoftver, hanem egy jó példa arra, hogyan találkozik a technológia a logisztikai szakmával – hogyan válhat egy bonyolult, papírmunkát igénylő kötelezettségből egyszerű, gyors és hatékony folyamat.
